Inhoud van dit artikel
Beschrijf de aanleiding van het project
Beschrijf waarom je een nieuwe website nodig hebt of waarom je jouw huidige website aan wilt passen. Je kunt hiervoor verschillende redenen hebben, zoals een andere bedrijfsstrategie, meer online verkopen of zichtbaarheid of een nieuwe markt die je wilt aanboren.
Deze informatie is erg waardevol voor de webbouwer omdat je start met het bepalen wat je met de nieuwe website wilt bereiken. Door duidelijk uit te leggen wat eventuele problemen, uitdagingen of kansen zijn van de opdracht, wordt de basis gelegd van een succesvolle samenwerking.
Omschrijf jouw organisatie
Ben je alleen? Maak je onderdeel uit van een team? Beslist er iemand anders over de financiën?
Een omschrijving van de organisatie biedt de webbouwer inzicht in wie je bent, wat je oplost voor klanten en wat jouw unieke kernwaarden zijn.
Benoem in ieder geval de volgende zaken:
- Feitelijke informatie zoals bedrijfsnaam, grootte, locaties en opbouw klantenbestand
- Missie en visie
- Aanbod van producen en/of diensten
- Waar staat jouw bedrijf voor? Wat is uniek?
Wat is het doel van de nieuwe website?
Wil je verkopen, informeren of een bepaald beeld neerzetten met de nieuwe website?
De resultaten die je verwacht zijn het startpunt van het project. Het bepaalt namelijk de vormgeving, de tone of voice en de afbeeldingen. Ook weet de webbouwer welke pagina’s belangrijk zijn om te meten.
Wil je meer weten over websitedoelen, lees dan het artikel over websitedoelen.
Voorbeelden van mogelijke doelen:
- Meer verkopen
- Aantrekken van leads
- Online zichtbaarheid vergroten
- Meer bezoekers trekken
- Informatie geven over een bepaald onderwerp
- Hoger komen in de zoekresultaten
- etc.
De bezoeker en doelgroep van de website
Je maakt een website niet voor iedereen, maar specifiek voor jouw doelgroep. Wie is die doelgroep? Door de doelgroep duidelijk te omschrijven aan de webbouwer, kan deze de inhoud en gebruik van de website hierop afstemmen.
Wil jij jouw doelgroep beter leren kennen? In dit artikel wordt duidelijk uitgelegd hoe dat je jouw doelgroep beter leert begrijpen en een website hierop afstemt.
Beschrijf in ieder geval de feitelijk kenmerken zoals leeftijd, opleidingsniveau, geslacht etc. en verdiep je in de problemen en gewenste oplossingen van jouw doelgroep.
Verkoop de vakantie. Niet de reis er naartoe.
Functionaliteiten op de website
De bezoeker moet verschillende taken uit kunnen voeren op de nieuwe website, zoals contact opnemen of iets online kopen. Hiervoor moet de website uitgerust worden met diverse functionaliteiten zoals een contactformulier of een webshopomgeving.
Door deze functionaliteiten op te nemen in de website briefing, geef je de webbouwer de benodigde richtlijnen voor een goed projectvoorstel.
Bij functionaliteiten voor een website kun je denken aan een webshop, blogmodule, een reservering- of boekingssysteem, contactformulier, social media tijdlijn, inschrijven voor nieuwsbrief, zoekfunctie of meertalige ondersteuning.
Inspiratie: beter goed gejat dan slecht verzonnen
Je helpt de webbouwer onwijs door voorbeeldwebsites te noemen die positief opvallen, zowel door vormgeving als gebruiksgemak.
Door websites te bezoeken van bedrijven in dezelfde branche, krijg je een goed beeld van wat mogelijk is. Besteed hierbij aandacht aan de vormgeving, kleurgebruik, typografie, navigatie en het gebruik van content.
Stem agenda's op elkaar af door een goede planning
Niets is zo vervelend als verwachtingen die niet waargemaakt worden. Als jij verwacht om over 8 weken een nieuwe website te hebben en de webbouwer plant de website pas over 3 maanden in, gaat het al mis bij de start van het project.
Benoem daarom verwachte deadlines en belangrijke gebeurtenissen binnen jouw organisatie. De webbouwer kan hierop dan de projectplanning afstemmen en aangeven of dat de verwachtingen reëel zijn.
De randvoorwaarden
Bij het opstellen van een website briefing is het essentieel om de randvoorwaarden te benoemen. Bijvoorbeeld de keuze van het contentmanagamentsysteem (CMS), integraties met andere systemen, en specifieke hostingvereisten, zoals snelheid en beveiliging.
Bespreek ook hoe het onderhoud wordt geregeld—of je dit zelf doet of uitbesteedt. Een responsive ontwerp is tegenwoordig onmisbaar, dus geef aan dat de website op alle apparaten goed moet werken.
Vergeet niet om beveiligingsmaatregelen en privacy-eisen, zoals AVG-compliance, mee te nemen in de briefing. Deze technische details zorgen ervoor dat de website functioneert zoals verwacht.
Geen gedoe over geld, wat is het budget?
Het vaststellen van een realistisch budget is cruciaal voor een websiteproject. Begin met het inventariseren van je wensen en onderzoek de markt om een idee te krijgen van de kosten. Stel een totaalbudget vast en verdeel dit over ontwerp, ontwikkeling, testen en onderhoud.
Wees transparant over je budget zodat de webbouwer binnen jouw financiële grenzen kan werken. Zorg ook voor enige flexibiliteit, zodat je kunt inspelen op onverwachte wensen tijdens het project.
Een helder budget voorkomt verrassingen en helpt om een website te realiseren die aan je verwachtingen voldoet.
Welke teams of personen zijn betrokken en zijn er verantwoordelijkheden toegewezen?
In de website briefing is het belangrijk om duidelijk te maken welke teams of personen betrokken zijn bij het project. Benoem de belangrijkste betrokkenen binnen jouw organisatie, zoals marketing en ICT. En wijs eventuele specifieke verantwoordelijkheden toe.
Dit zorgt voor helderheid in de communicatie en helpt bij het stroomlijnen van het project. Geef ook aan wie de uiteindelijke beslissingen neemt, zodat de webbouwer weet met wie ze wat moeten afstemmen tijdens de ontwikkeling.
Wat verwacht je van de webbouwer?
Natuurlijk is het fijn om te weten wat je van de website verwacht, maar vergeet de webbouwer niet. Welke kwalificaties en ervaring verwacht je van de webbouwer? Benoem dit ook expliciet in de website briefing. Dit kan variëren van ervaring met specifieke technologieën en platforms tot eerdere projecten in dezelfde branche.
Bespreek ook of je voorkeur hebt voor een bureau of freelancer, certificeringen en het bekijken van referenties of portfolio’s. Dit helpt je een webbouwer te selecteren die goed past bij je project en verwachtingen.
Na livegang: onderhoud van de website
Yes, de nieuwe website is live. En nu?
Het is belangrijk om te bepalen wie verantwoordelijk is voor het onderhoud na de lancering. Dit omvat het updaten van software, het uitvoeren van beveiligingsudates en het oplossen van eventuele problemen.
Geef in de briefing aan of je van plan bent dit zelf te doen, dit door je eigen team laat uitvoeren, of dat je dit wilt uitbesteden aan de webbouwer. Zo zorg je ervoor dat de website ook na oplevering goed blijft functioneren.
Tot slot, vertrouw op je webbouwer
Als je jouw website briefing met bovenstaande punten voorlegt aan jouw nieuwe webbouwer, mag je een duidelijk omschreven projectvoorstel verwachten.
Hoewel het goed is om specifiek te zijn, adviseer ik je om open te staan voor innovatieve en creatieve oplossingen vanuit jouw webbouwer. Zij zijn experts in hun vakgebied en kunnen jouw website naar een hoger niveau tillen.
Samen met hun input, ideeen en suggesties ga je resultaat behalen. Veel succes!
Download de checklist
Ik hoop dat je na het lezen van dit artikel je website briefing kan schrijven. Download gerust de gratis checklist als hulpmiddel. Hij staat vol met handige tips!
Vul je hem liever samen in? Plan dan gerust een kennismaking met mij in. Doen we het gezellig samen. 😉
